Firma eröffnen

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Version vom 24. März 2012, 15:49 Uhr von Thomas (Diskussion | Beiträge)

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Die vorhandene Lizenz bestimmt, wieviele Firmen gleichzeitig eröffnet werden können.


Firma erstellen

Firmentypwahl.png

Auf der Einsteigsseite befindet sich auf der linken Seite eine Firmentafel. Klicken Sie da auf ein Schild mit dem Namen Neue Firma. Ein Eröffnungsbildschirm erscheint.


Bei der Eröffnung ist es ganz wichtig, dass Sie die Angaben zur MWST von vornherein richtig machen. Diese Angaben können nachträglich nicht geändert werden. Ändert sich die Abrechnungsart einer Firma, muss eine neue Firma eröffnet werden und die Anfangswerte werden erneut erfasst.


MWST Abrechnung

Normal mit Vorsteuer

Bei dieser Variante, wird auf dem Umsatz MWST bezahlt und auf den Aufwänden kann Vorsteuer geltend gemacht werden. Diese Variante wird von der MWST vorgeschlagen bei der MWST Anmeldung. Für eine andere Art der Abrechnung benötigen Sie von der MWST Behörde die Bewilligung dazu.


Saldosatz

Auf dem gemachten Umsatz wird ein Prozentsatz als MWST abgerechnet. Dieser ist tiefer, als bei der normalen Abrechnung. Dafür kann auf dem Aufwand keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Der Prozentsatz ist abhängig von der Geschäftstätigkeit. Er wird dem Unternehmen von der MWST-Behörde mitgeteilt. Es können bis zu zwei verschiedene Sätze angewendet werden. Die Berechnung der MWST erfolgt auf dem totalen Rechnungsbetrag inkl. MWST.


Firmentyp

Durch die Auswahl des Firmentyps wird ein bereits angepasster Kontenplan installiert. Dieser Kontenplan kann jederzeit nachträglich manuell angepasst werden. Es können nachträglich jedoch keine anderen Vorlagen gewählt werden.


Firmentypwahl2.png


Firmenname

Der Firmenname entspricht dem Loginnamen. Der Name selber kann jederzeit geändert werden. Der Loginname auf dem Firmenschild bleibt jedoch auch bei einer Änderung des Firmennamens bestehen.


Geschäftsjahr

Das hier eingegebene Geschäftsjahr entspricht dem ersten Geschäftsjahr in dem gebucht werden soll. Das Datum kann geändert werden, bis die erste Buchung gemacht wurde. Es können nur Geschäftsjahre mit maximal 12 Monaten erfasst werden. Muss ein überlanges Jahr gebucht werden, dann werden zuerst die Zusatzmonate gebucht und dann ein Zwischenabschluss gemacht.


Abrechnungszeitpunkt

Vereinbart: Die MWST ist fällig zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Somit müssen alle Rechnungen als offen eingebucht und bei Bezahlung abgebucht werden.

Vereinnahmt: Die MWST ist fällig zum Zeitpunkt wenn Geld fliesst. Somit werden Rechnungen erst bei Zahlungseingang oder Zahlungsausgang verbucht (ausgenommen Ende Jahr). In Clarina können die Rechnungen bereits bei Rechnungsdatum eingebucht werden und die MWST Formulare rechnen korrekt. Gemäss MWST Behörde ist dies jedoch nicht ganz korrekt, weshalb wir hier darauf hinweisen müssen.


MWST Sätze

Rechnen Sie mit Saldosatz ab, dann geben Sie hier den für Sie geltenden Satz (Sätze) ein. Bei Abrechnung mit Vorsteuer, werden die offiziellen Sätze verwendet.

Nach dem Speichern der neuen Firma gelangen Sie direkt zu den Firmendetails. Diese können Sie gleich oder jederzeit später ausfüllen.


Grundangaben eingeben

Firmenangaben.png

Die Firmenangaben werden entsprechend auf diversen Auswertungen mitgedruckt. Sie sind auch auf einzelnen Belegen angezeigt. Das Zahlungsziel wird bei den offenen Belegen angezeigt, ist jedoch nicht Buchhaltungsrelevant.

Die bei der Firmenerstellung gewählte MWST Abrechnung wird hier angezeigt. Sie kann nicht geändert werden. Bei einer Änderung der MWST muss eine neue Firmenbuchhaltung eröffnet werden.

Hier erstellen Sie neue Rechnungsjahre. Achten Sie darauf, dass zwischen den Jahren keine Lücken entstehen. Sobald in einem Jahr Buchungen gemacht wurden, kann der Zeitraum, in welchem sich Buchungen befinden nicht mehr verändert werden. Rechnungsjahre, welche nicht abgeschlossen sind oder Vorjahre enthalten, können nicht gelöscht werden. Das direkte Vorjahr kann ebenfalls nicht gelöscht werden, da in den Auswertungen ein Vorjahresvergleich gemacht wird.



Kontenplan anpassen

Der Kontoplan enthält die meisten benötigten Konten bereits. Wir empfehlen nicht benötigte Konten nicht zu löschen, sondern nur als unwichtig (Im Beleg zeigen - Markierung entfernen) zu definieren. Einzelne Konten werden von Clarina benötigt und können nicht gelöscht werden. Der Kontenplan entspricht den Kontenklassen des Schweizer KMU Kontenrahmens. In Clarina sind Gruppen und Klassen fixiert. Das erlaubt erst die vielen automatisierten Funktionen und die einfache Buchungsmaske. Weiter wird dadurch die Möglichkeit von Fehlern reduziert, sowie die Unterstützung von externer Seite vereinfacht. In den Gruppen selber können beliebig viele Konten eröffnet werden.

Sortierung

Mit einem Klick auf den Spaltentitel kann der Kontenplan nach dieser Spalte sortiert werden. Die Konten werden jedoch nur in der Kontengruppe sortiert. Beim scrollen wird eine neue Technologie verwendet, die die Gruppen schliesst und nicht nur die ganze Liste verschiebt. Das beschleunigt die Liste selber und sorgt für schnelles finden von Einträgen.

Neues Konto

Um ein neues Konto zu eröffnen, wählen Sie in der Liste die Gruppe, in welcher das Konto erstellt werden soll und klicken Sie auf das Symbol Neu.

Gruppe

Die Gruppe ist fixiert. Sie kann nicht geändert und es können auch keine neuen Gruppen hinzugefügt werden.

Kontonummer

Die Kontonummer kann 4 bis 6 stellig sein.

Beschreibung

Die Beschreibung sollte kurz und klar definiert sein. Zu lange Namen werden in einzelnen Auswertungen abgeschnitten.

Kurzbezeichnung

Die Kurzbezeichnung ist nicht zwingend. In verschiedenen Bereichen wird Sie anstelle der Beschreibung verwendet. Ist keine Kurzbezeichnung angegeben, wird die Beschreibung verwendet und nötigenfalls einfach abgeschnitten.

Anfangssaldo / Aktueller Saldo

Diese Angaben werden aufgrund der eingegebenen Buchungen automatisch angezeigt. Sie können hier nicht verändert werden.

MWST

Ist ein Konto MWST pflichtig, kann hier die Auswahlliste der MWST Codes freigeschaltet werden.

MWST Code

Die Liste zeigt alle verfügbaren Codes an. Es sind alle benötigten Codes vorhanden. Bitte achten Sie darauf unbedingt den richtigen Code zu wählen. Wenn falsche Codes mit den Konten verbunden sind, stimmen die MWST Abrechnungen nicht. Eine nachträgliche Änderung ändert nicht die bereits getätigten Buchungen.

Im Beleg zeigen

Konten mit dieser Markierung werden in den Belegen und Auswahlfenstern immer direkt angezeigt. Ist ein Konto nicht markiert kann es trotzdem aufgerufen werden mit F7.

Kontovorzeichen wechseln

Diese Funktion ist nur für ganz wenige Konten notwendig. Wenn ein Konto sich in einer Gruppe befindet, da aber umgekehrt als die restlichen Konten behandelt werden soll (z. b. Delkredere, Skontobeträge).

Standardkonto

Diese Funktion ist für Benutzer nicht aktiv. Konten die hier markiert sind, können nicht aus dem Kontenplan gelöscht werden, da Sie mit automatischen Funktionen in Clarina verbunden sind.


Adressen erfassen

Wenn Sie einzelne Buchungen Adressen zuordnen möchten, müssen Sie diese Adressen vorgängig erfassen. Sie haben die Möglichkeit Adressen zu importieren. Diese müssen im Excelformat sauber strukturiert vorhanden sein.

Damit die Adressen in den Belegen angezeigt werden, müssen Sie dem korrekten Typ entsprechen. Markieren Sie unbedingt die Boxen Kunde, Lieferant, Mitarbeiter wo nötig.

Stichwörter Sie können beliebig viele Stichwörter für die Kunden erfassen. Dadurch können Sie Kundengruppen filtern für Werbeaktionen und die gefilterten Listen nach Excel exportieren zur Weitervewendung in Newslettersoftware oder für Serienbriefe.

Kontakthistorie Die Kontakthistorie erfasst die Kontakte, welche mit dem Kunden getätigt wurden. Es kann ebenfalls nach diesen Kontakten gefiltert werden. Die Kontakthistorie dient vorallem zur Information und Kundenpflege.

Anfangswerte eingeben

Anfangswerte können nur im ersten Geschäftsjahr erfasst werden. In den folgenden Jahren, werden die Anfangsjahre automatisch übernommen. Die normalen Bilanzkonten werden von den Debitoren und Kreditoren unterschieden. Dies, weil normale Bilanzkonten nur einen Saldo haben, Kunden- und Lieferantenkonten, jedoch MWST Codes, Zahlungsziele und sie müssen als offen angezeigt werden. Wichtig dabei ist, dass Anfangswerte nur dann eingegeben werden, wenn ein Vorjahr besteht. Neugründungen haben keine Anfangswerte. Eingebrachte Werte werden mit entsprechenden Gegenkonten, am besten via Freie Buchung gebucht.